FASE 1

Scenario
Il cliente arriva in azienda e richiede il preventivo di articoli di uno o più fornitori.

Operazioni

L’operatore crea una pratica.

Inserimento di un impegno

Per maggiori informazioni su come creare un Impegno visita il link .

Un impegno creato corrisponde ad un preventivo in fase di accettazione.

L’Impegno può essere stampato al cliente sotto forma di contratto.

Per istruzioni su come modificare il template dell’impegno visita il link.

Selezionare il Menù Ordini cliente → Nuovo Ordine/Preventivo.

Inserire nome Cliente, Data emissione, Tipo di pagamento. Spuntando la casella Crea come Preventivo/Bozza l’ordine verrà gestito come preventivo o come bozza. 

NB: i campi Cliente e Tipo di pagamento sono obbligatori.

Una volta fatto ciò selezionando la voce avanti entriamo nella sezione Modifica Impegno.

In questa pagina troviamo tre sezioni: Dati Intestazione, Articoli, Allega File.

Dati Intestazione:

Questa sezione viene suddivisa in quattro parti: Intestazione, Destinazione, Fatturazione, Pagamento.

Nella prima possiamo inserire il Numero di fattura, la Data  in cui viene generato l’impegno, il Cliente e lo Stato. In questo caso cliccando sotto questa voce si apre un menù in cui troviamo elencati i vari step relativi all’impegno: creato (preventivo), confermato, evaso, evaso (parziale), Annullato

Nella sezione Destinazione troviamo differenti voci, relativi alla destinazione di acquisto

La sezione Fatturazione troveremo le voci relative alla fatturazione.

La sezione Pagamento troveremo la sezione relativa al pagamento come Caparra, Acconto, Condizioni, Modalità di Pagamento

Articoli:

Questa sezione è abbastanza ricca di funzionalità,  in questo caso possiamo innanzitutto scegliere il prodotto da vendere in due modi, o inserendo il nome o il codice articolo o cliccando la selezione multipla.

I campi Descrizione Prodotto, prezzo listino, prezzo, prezzo ivato  e iva vengono compilati in automatico quando viene selezionato il prodotto. Modificando la voce prezzo verrà calcolato direttamente lo sconto e verrà, in automatico modificato il valore all’interno della sezione sconto. 

Sotto la voce Scegli… troviamo una sezione in cui possiamo scegliere differenti voci:

Vendita: questa voce è impostata di defalut, e ci permette di inserire gli articoli in modo da poter generare una vendita

Sconto: questa voce ci permette di generare uno sconto, in questo caso è consigliabile inserire nella lista articoli un articolo denominato “sconto” e selezionarlo ogni volta che si vuole generare uno sconto. Una volta selezionato questo articolo possiamo inserire il valore in euro dello sconto e selezionare invia.

Se invece scegliessimo la Selezione multipla troviamo le seguenti voci: codice/descrizione/ean, categoria, fornitore, produttore, gruppo e combinazioni, cliccando sul tasto cerca compaiono diversi articoli relativi ai parametri inseriti per la ricerca. In questo caso selezioniamo tutti gli articoli che ci interessano e poi il tasto definisci quantità per la selezione – avanti>. Nella casella quantità inserire la quantità che desideriamo e cliccare aggiungi tutti gli articoli.

FASE 2

scenario

Il cliente conferma l’Impegno, possiamo procedere ad effettuare l’ordine.

 

Conferma ordine.

Una volta che il preventivo è stato accettato e si vuole confermare l’ordine bisogna entrare nella sezione Ordini Cliente → Pratiche

Selezioniamo la data di inizio e fine e cliccando il tasto ricerca verranno individuate tutte le pratiche create nell’intervallo fra le due date.

fatto ciò troveremo questa schermata:

Consideriamo ad esempio la pratica numero 11. Nella riga della pratica in questione, il bollino della colonna impegno, risulta colore verde   che corrisponde allo stato: Impegno creato;

NB: l’ordine dell’impegno in questo caso creato, non risulta ancora trasmesso.

Quando l’ordine viene trasmesso, lo stato nella colonna di conferma d’ordine della pratica, viene visualizzata colore verde.

Cliccando l’icona Apri 

Vediamo la pratica nel dettaglio.

Possiamo gestire e modificare la Pratica, gli Ordini, i Post Vendita e le Fatture.

Dopo aver aperto la pratica è possibile modificare l’impegno cliccando l’icona matita (modifica), successivamente cambiare lo Stato all’interno della voce Dati Intestazione da creato (preventivo) in confermato e cliccare sulla voce applica le modifiche.

A questo punto comparirà un bollino di colore verde.

Nota Bene: SE L’IMPEGNO NON VIENE CONFERMATO NON E’ POSSIBILE GENERARE GLI ORDINI

FASE 3

Scenario

L’operatore genera l’ordine ai fornitori.

Operazioni

Selezionare il menù Ordini Cliente → Pratiche.

Aprire la Pratica tramite l’icona  e cliccare il pulsante Genera ordini da impegno.

Nell’eventualità in cui, una volta selezionato il pulsante genera ordini da impegno, non venisse generato l’ordine vuol dire che all’articolo selezionato non corrisponde un fornitore, in questo caso si consiglia di andare a modificare la voce relativa all’articolo aggiungendo il fornitore. E’ possibile modificare l’ordine appena creato prima di trasmetterlo cliccando su Modifica Ordine

NB: se non si sa come modificare l’ordine si consiglia di andare a visualizzare questo link

FASE 4

Scenario

L’ operatore riceve una conferma d’ordine da parte del fornitore.

Operazioni

Selezionare il Menù Acquisti → Ordini fornitore→ Lista.

Tramite i filtri, effettuare la ricerca dell’ Ordine, cliccare su  e in Conferma del Fornitore, sulla destra, cliccare il pulsante Modifica e Dettagli.

Inserire i dati obbligatori (data prevista, data conferma e numero di conferma), Invia Modifiche e automaticamente, nella pagina principale delle pratiche lo  Stato risulta Confermato.

L’ordine può assumere vari colori:

•   bollino rosso: ordine non eseguito
•   bollino giallo: Stato ordine creato ( oppure se ci sono più articoli da ordinare e ne confermiamo alcuni, il bollino risulta sempre giallo).
•   bollino verde: Stato ordine confermato (quando tutti gli articoli da ordinare risultano confermati).

POST ORDINE

E’ possibile gestire eventi di post ordine con stato aperto/chiuso che indicano il verificarsi di un evento nell’ordine da attenzionare.

FASE 5

Scenario

La merce ordinata arriva completamente o in parte in azienda.

Operazioni

Selezionare il Menù Ordini Cliente → Pratiche, cliccare Apri.

E’ possibile modificare l’ordine cliccando su Modifica Ordine.

Nella pagina in alto cliccare il pulsante gestisci Evasioni.

Verrà visualizzata la seguente pagina

selezionare l’articolo da inserire in magazzino e successivamente cliccare su inserisci in magazzino. Una volta fatto ciò comparirà la seguente schermata

Nella riga della Pratica, nella colonna Evasione Impegno troveremo:

bollino rosso     : nessun articolo è arrivato in azienda

bollino giallo    : solo una parte dei prodotti ordinati sono evasi

bollino verde     : tutti gli articoli sono evasi

FASE 6

Scenario

L’azienda consegna la merce al cliente.

Operazioni

Selezionare il Menù Ordini Clienti → Pratiche, cliccare Apri.

All’interno della pagina cliccare il pulsante Modifica Impegno. Aperta la pagina cliccare il pulsante gestisci Evasioni in alto.

Se l’articolo o gli articoli sono arrivati a destinazione, se selezioniamo la voce auto e usiamo un normale lettore di codice a barre, in automatico, se gli arrivi corrispondo agli ordini la riga relativa all’articolo diventerà verde, una volta che tutte le righe saranno di colore verde possiamo procedere selezionando la voce invia le modifiche.

Se gli Articoli sono stati consegnati in parte, il bollino nella riga della pratica, nella colonna Evasione Impegno risulterà giallo.

Se sono stati consegnati tutti gli Articoli, il bollino risulterà verde.

Se non è stato consegnato nessun Articolo, il bollino risulta rosso.

Dopo aver completato tutte le fasi descritte, i bollini della pratica saranno tutti verdi, la pratica non sarà visualizzata più all’interno della lista.

Per visualizzare le pratiche complete spuntare la casella mostra completi nel riquadro di ricerca.

FASE 7

Scenario

L’operatore genera una vendita per la pratica.

Entrare nella sezione Ordini Cliente → Pratiche, selezionare Apri, nella sezione Fatture emesse è possibile generare:

Fattura: se si vuole fare una fattura fiscale.

Proforma: se si vuole emettere una fattura proforma.

Vendita senza fattura: se si vuole movimentare comunque il magazzino ( es: scontrino).

Selezionare il Menù Impegni → Pratica.

FASE 8

Scenario

Si verifica un problema dopo la vendita.

Post vendita: Se alla consegna del prodotto, ci si accorge che presenta dei difetti, è necessario riaprire la pratica ed inserire un post vendita.

Nella pratica, cliccare l’icona Apri e su Post Vendita cliccare l’icona modifica

Inserire la data, la descrizione e selezionare lo stato Aperto/Chiuso.

Stato Aperto: problema non risolto. 

Quanto il Problema viene risolto andare nuovamente in Post Vendita e su stato selezionare chiuso.

Stato Chiuso: problema risolto.