Gestione pratica cliente

La Pratica è un modo di operare dell’azienda e racchiude

  1. Impegno
  2. Ordine
  3. Fattura

Attraversa varie fasi.

Prima di creare una pratica è necessario avere inserito

Cliente

Fornitore

Articoli

Viene maggiormente usata da aziende che per un ordine da parte di un cliente, effettuano a loro volta ordini al fornitore.

(es: Arredamento).

Inserimento Pratica

Per inserire una Pratica, selezionare il Menù Impegni e cliccare su Pratiche.

Il Report Pratiche mostra i vari stati della Pratica. I bollini di colore verde, giallo e rosso servono a dare un’idea immediata dello stato della Pratica:

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  • verde: completo
  • giallo: completo parziale
  • rosso: incompleto

La Pratica nelle sue fasi

FASE 1

Scenario
Il cliente arriva in azienda e richiede il preventivo di articoli di uno o più fornitori.

Operazioni

L’operatore crea un Impegno.

Inserimento di un impegno

Selezionare il Menù Impegno → Nuovo Impegno → Seleziona Cliente,  infine cliccare su Avanti.

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Per maggiori informazioni su come creare un Impegno visita il link .

Un impegno creato corrisponde ad un preventivo in fase di accettazione.

L’Impegno può essere stampato al cliente sotto forma di contratto.

Per istruzioni su come modificare il template dell’impegno visita il link.

 

 

FASE 2

scenario

Il cliente conferma l’Impegno, possiamo procedere ad effettuare l’ordine.

Operazioni

L’operatore seleziona il Menù Impegni → Pratiche, infine clicca Ricerca.

Nella riga della pratica in questione, il bollino della colonna impegno, risulta colore verde   che corrisponde allo stato: Impegno creato;

NB: l’ordine dell’impegno in questo caso creato, non risulta ancora trasmesso.

Quando l’ordine viene trasmesso, lo stato nella colonna di conferma d’ordine della pratica, viene visualizzata colore verde.

Seleziona il Menù Impegni → Pratiche, dopo aver ricercato il cliente, clicca l’icona Apri

apri

Vediamo la pratica nel dettaglio.

Possiamo gestire e modificare la Pratica, gli Ordini, i Post Vendita e le Fatture.

Dopo aver aperto la pratica è possibile modificare l’impegno cliccando l’icona matita. All’ interno sarà possibile variare lo stato da “creato” a “confermato”.

A questo punto il colore del bollino verrà modificato da giallo a verde.

Nota Bene: SE L’IMPEGNO NON VIENE CONFERMATO NON E’ POSSIBILE GENERARE GLI ORDINI

 

 

FASE 3

Scenario

L’operatore genera l’ordine ai fornitori.

Operazioni

Selezionare il menù Impegni → Pratiche.

Aprire la Pratica tramite l’icona  apri e cliccare il pulsante Genera ordini da impegno.

E’ possibile modificare l’ordine appena creato prima di trasmetterlo cliccando su Modifica Ordine

 

FASE 4

Scenario

L’ operatore riceve una conferma d’ordine da parte del fornitore.

Operazioni

Selezionare il Menù Acquisti → Ordini → Lista.

Tramite i filtri, effettuare la ricerca dell’ Ordine, cliccare su  mod e in Conferma del Fornitore cliccare il pulsante Modifica e Dettagli.

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Inserire i dati obbligatori (data prevista, data conferma e numero di conferma), Invia Modifiche e automaticamente, nella pagina principale lo  Stato risulta Confermato.

L’ordine può assumere vari colori:

  •  rosso relativo bollino rosso: ordine non eseguito
  •   bollino giallo: Stato ordine creato ( oppure se ci sono più articoli da ordinare e ne confermiamo alcuni, il bollino risulta sempre giallo).
  •   bollino verde: Stato ordine confermato (quando tutti gli articoli da ordinare risultano confermati).

 

 

POST ORDINE

E’ possibile gestire eventi di post ordine con stato aperto/chiuso che indicano il verificarsi di un evento nell’ordine da attenzionare.

 

 

FASE 5

Scenario

La merce ordinata arriva completamente o in parte in azienda.

Operazioni

Selezionare il Menù Impegni → Pratiche, cliccare Apri.

E’ possibile modificare l’ordine cliccando su Modifica Ordine.

Nella pagina in alto cliccare il pulsante gestisci Evasioni.


Verrà visualizzata la seguente pagina

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Se l’articolo o gli articoli sono arrivati a destinazione, valorizzare il numero di DDT o la Fattura, (per ulteriori dettagli visita il link).

Possiamo evadere l’ordine parzialmente o totalmente  spuntando la casella Arrivato degli Articoli da movimentare.

E’ possibile alimentare il magazzino selezionando il pulsante Inserisci in Magazzino. Possiamo modificare gli inserimenti effettuati selezionando Menù Magazzino → Movimenti → Lista.

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Il magazzino verrà movimentato nelle quantità specificate.

Nella riga della Pratica, nella colonna Evasione Ordine troveremo:

bollino rosso   rosso relativo  : nessun articolo è arrivato in azienda

bollino giallo    : solo una parte dei prodotti ordinati sono evasi

bollino verde     : tutti gli articoli sono evasi

 

FASE 6

Scenario

L’azienda consegna la merce al cliente.

Operazioni

Selezionare il Menù Impegni → Pratiche, cliccare Apri.

All’interno della pagina cliccare il pulsante Modifica Impegno. Aperta la pagina, in alto, cliccare il pulsante gestisci Evasioni

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Spuntare la casella Consegnato dei prodotti da evadere e cliccare su invia le modifiche.

Se gli Articoli sono stati consegnati in parte, il bollino nella riga della pratica, nella colonna Evasione Impegno risulterà giallogiallo.

Se sono stati consegnati tutti gli Articoli, il bollino risulterà verdeverde.

Se non è stato consegnato nessun Articolo, il bollino risulta rossorosso.

Dopo aver completato tutte le fasi descritte, i bollini della pratica saranno tutti verdi, la pratica non sarà visualizzata più all’interno della lista.

Per visualizzare le pratiche complete spuntare la casella mostra completi nel riquadro di ricerca.

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FASE 7

Scenario

L’operatore genera una vendita per la pratica.

E’ possibile generare:

Fattura: se si vuole fare una fattura fiscale.

Vendita: se si vuole movimentare comunque il magazzino ( es: scontrino).

Selezionare il Menù Impegni → Pratica.

Ricercare la pratica, cliccare sull’icona Apri, cliccare il pulsante genera fatture

 

FASE 8

Scenario

Si verifica un problema dopo la vendita.

Post vendita: Se alla consegna del prodotto, ci si accorge che presenta dei difetti, è necessario riaprire la pratica ed inserire un post vendita.

Nella pratica, cliccare l’icona Apri e su Post Vendita cliccare l’icona  mod

Inserire la data, la descrizione e selezionare lo stato Aperto/Chiuso.

Stato Aperto: problema non risolto. 

Quanto il Problema viene risolto andare nuovamente in Post Vendita e su stato selezionare chiuso.

Stato Chiuso: problema risolto.